Baik itu dalam dunia kerja maupun dalam dunia pendidikan, surat pemberitahuan kegiatan (SPK) itu sangatlah penting. Dalam hal ini ada banyak sekali jenis surat pemberitahuan dan semuanya akan dibahas pada artikel ini beserta dengan contoh surat pemberitahuan kegiatan. Simak artikel ini sampai selesai, ya!

Apa Itu Surat Pemberitahuan?

Nah sebelum kita berbicara lebih lanjut tentang contoh SPK, akan lebih baik jika kamu tahu dulu apa itu surat pemberitahuan ini.

Secara umum, surat pemberitahuan kegiatan merupakan sebuah surat yang bersifat formal dengan tujuan menyampaikan informasi atau keterangan berkaitan dengan kepentingan untuk menyelenggarakan suatu kegiatan. Lalu, apa tujuan dari surat ini?

Adapun tujuan dari pembuatan surat ini yaitu untuk melaporkan dan menjelaskan hal-hal terkait dengan kegiatan tertentu. Tidak hanya itu, surat ini juga bisa kamu gunakan sebagai pembuka relasi atau kepentingan antara dua pihak atau lebih berkaitan dengan pengadaan suatu kegiatan.

Format Surat Pemberitahuan

Sebelum kamu membuat SPK, kamu tentunya harus tahu dulu bagaimana format dari surat pemberitahuan kegiatan. Adapun format dalam pembuatan surat ini yaitu:

1. Kop Surat

Bagian pertama dan bagian terpenting dalam pembuatan surat pemberitahuan kegiatan adalah kop surat. Kop surat merupakan salah satu unsur penting dalam setiap surat terutama surat-surat formal atau resmi dari suatu instansi.

Namun biasanya, kop surat ini hanya berlaku bagi surat pemberitahuan yang keluar dari sebuah organisasi atau lembaga tertentu. Hal ini karena lembaga tersebut harus mencantumkan keterangan atau logo terkait identitas instansi mereka.

2. Nama dan Alamat Penerima Surat

Format selanjutnya yaitu nama dan alamat penerima surat dan ini termasuk hal wajib. Nama ini sangat penting untuk mengetahui identitas dari pengirim surat.

Nah, nama dan alamat surat pada umumnya terletak pada bagian yang terlihat dari amplop surat. Tidak hanya itu, komponen ini juga terletak di pojok kiri atas dari badan surat pemberitahuan kegiatan ini.

3. Isi

Isi merupakan bagian terpenting dari surat pemberitahuan. Nah, isi surat ini biasanya akan berbeda-beda tergantung dari kegiatan yang akan diselenggarakan.

Secara umum, surat pemberitahuan akan ditulis secara singkat dan jelas perihal tujuan utama, tanggal kegiatan, nama kegiatan, dan hal lainnya yang berkaitan dengan kegiatan. Harus lengkap, ya!

Kemudian, untuk keterangan tambahan biasanya terletak pada lampiran surat pemberitahuan. Nah, bagian keterangan tambahan ini biasanya terdiri dari dua lembar atau lebih.

Adapun bahasa yang bisa kamu pakai dalam menulis isi surat pemberitahuan adalah formal, jelas, dan tidak bertele-tele.

4. Tanda Tangan

Nah bagian terpenting selanjutnya dalam surat pemberitahuan kegiatan adalah tanda tangan. Tanda tangan penting karena bisa menjadi identitas orang yang bertanggung jawab terhadap surat tersebut.

Pihak yang menandatangani surat pemberitahuan memiliki tugas untuk memastikan bahwa surat tersebut dibuat dengan benar dan berdasarkan dengan keadaannya sebenarnya. Ini penting sekali untuk meminimalisir terjadinya penipuan yang banyak sekali orang-orang temukan terutama pada saat ini.

5. Informasi Tambahan

Informasi tambahan ini biasanya masuk pada bagian lampiran. Adapun hal-hal yang bisa masuk di bagian ini antara lain rincian dana, rincian pelaporan pajak, hingga denah lokasi kegiatan akan berlangsung, dan sebagainya. Lalu bagaimana contoh surat pemberitahuan kegiatan yang benar?

Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan

Adapun contoh surat pemberitahuan yang baik dan benar sehingga bisa menjadi acuan kamu antara lain:

1. Surat Pemberitahuan Kegiatan di Kantor

Surat pemberitahuan untuk melakukan beberapa kegiatan di kantor biasanya dilakukan oleh staf atau pegawai. Baik itu untuk melakukan kegiatan gathering, rapat tahunan, atau perayaan hari jadi perusahaan. Adapun contoh surat pemberitahuan kegiatan kantor sebagai berikut.

PT PERMATA HIJAU

Jl. Pendidikan, Kota Mataram

Telp. 0361-457356

Mataram, 17 Juni 2022

No: 65/PH/VIII/2022

Lampiran: –

Hal: Pemberitahuan Kegiatan

Yth.

Manajemen dan Karyawan

PT Permata Hijau

di tempat

Dengan hormat,

Melalui surat pemberitahuan kegiatan ini, kami menyampaikan bahwa perusahaan akan menggelar pertemuan tahunan bersama jajaran direksi. Kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada:

Hari/Tanggal: Jumat, 24 Juni 2022 – Minggu, 26 Juni 2022

Tempat: Gedung Gotong Royong

Kami menghimbau kepada seluruh karyawan agar ikut serta dalam kegiatan tersebut dengan menginformasikan terlebih dahulu kepada koordinator divisi masing-masing.

Demikian surat pemberitahuan ini kami buat, atas perhatian seluruh karyawan PT Permata Hijau, kami ucapkan terima kasih.

Mataram, 17 Juni 2022

Manager

Putra Siregar S.S., M.Hum.

2. Surat Pemberitahuan Kegiatan di Sekolah

Contoh surat pemberitahuan kegiatan selanjutnya yaitu surat yang biasanya dibuat di sekolah. Surat ini biasanya untuk kegiatan-kegiatan formal seperti menghadiri 17 Agustus, dan sebagainya yang akan kamu adakan di sekolah.

Biasanya surat ini tertuju untuk guru atau siswa yang ada di sekolah sebelum melakukan kegiatan. Adapun contohnya sebagai berikut:

PEMERINTAH NEGARA KESATUAN REPUBLIK INDONESIA

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN

SMA 1 MASBAGIK , NPSN : xxxxxxxxxxx

Jalan Masbagik Raya, No. 01,  Telp. 0000xxx www.namawebsite.sch.id,  email : [email protected]

Nomor : 400/02/SSM-INDO/XI/2022                             Indonesia, 27 November 2022

Lampiran : 1 Berkas

Perihal : Pemberitahuan

Kepada

Yth. Bapak / Ibu Guru dan Staff

di

Tempat

Dengan hormat,

Sehubungan dengan akan diselenggarakannya kegiatan pengukuhan akbar SMA 1 Masbagik Tahun Pelajaran 2021/2022 pada tanggal 30 sampai dengan 31 November 2022. Maka dengan ini kami menghimbau kepada seluruh bapak/ibu guru dan staff untuk dapat mengikuti kegiatan tersebut.

Demikianlah surat pemberitahuan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kerjasama bapak/ibu guru SMA 1 Masbagik kami ucapkan terima kasih.

Hormat Kami

Kepala Sekolah

Haryadi, S.Pd., M.Pd

3. Surat Pemberitahuan Demonstrasi

Surat pemberitahuan unjuk rasa atau demonstrasi biasanya dibuat oleh koordinator mahasiswa, perserikatan pekerja, dan sebagainya. Intinya adalah orang yang bertanggung jawab terhadap kegiatan unjuk rasa tersebut.

Pembuatan surat ini biasanya untuk meminta izin kepada aparatur terkait mengenai kegiatan demonstrasi yang akan kamu lakukan. Adapun contoh surat pemberitahuan demonstrasi yaitu:

ALIANSI BEM (BADAN EKSEKUTIF MAHASISWA)

Nomor             :  Istimewa/ Sek-ABSI/05/2022

Perihal             :  Pemberitahuan Aksi Demonstrasi

Kepada Yth.

Kepala Kepolisian

Bertempat di Jalan Pajajaran

Dengan hormat,

Sehubungan dengan banyaknya pelanggaran Undang-undang yang dilakukan oleh Menteri-menteri Marvel, maka kami akan melakukan aksi demonstrasi pada:

Hari :  Senin, 27 Juni 2022

Pukul :  08.00 – 17.00 WIB

Tempat :  Istana Negara, Jalan Pajajaran No. 1

Bentuk : Aksi demonstrasi

Jumlah Peserta : 200.000 mahasiswa

Alat Peraga : Bendera, Spanduk, dan perlengkapan teatrikal.

Demikian surat pemberitahuan aksi demonstrasi ini kami sampaikan, atas perhatian bapak/ibu kami ucapkan banyak terima kasih.

Jakarta, 20 Juni 2022

Koordinator Lapangan

Rido ilahi

Tembusan:

– Polsek

– Polres

– Arsip

4. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Secara Umum

Pada dasarnya kegiatan tidak hanya dilakukan di sekolah atau kantor. Ada beberapa kegiatan di ranah kelurahan, RT, hingga RW.

Tentunya berbeda tujuan, berbeda juga isi suratnya. Untuk itulah berikut contoh dari surat pemberitahuan kegiatan secara umum baik itu dari ranah kegiatan kampung, RT, RW, atau kelurahan. Simak contohnya sebagai berikut.

KELURAHAN BULAN BINTANG

RT 01/01 Kejora Bulan Bintang

Kecamatan Masbagik

Jl. Masbagik raja No. 123, Masbagik

Masbagik, 11 Juli 2022

Nomor: 123/KPB/08/2022

Perihal: Pemberitahuan Kegiatan Lomba

Kepada Yth,

Bapak/Ibu/Sdr/i warga

RT 01/01 Kelurahan Bulan Bintang

di Tempat

Dengan hormat,

Dalam rangka memeriahkan kegiatan HUT RI pada tanggal 17 Agustus 2022 mendatang, maka kami dari pihak RT 01/01 Kelurahan Bulan Bintang akan menyelenggarakan berbagai acara perlombaan yang akan kami selenggarakan pada:

Hari/Tanggal : Rabu/17 Agustus 2022

Pukul : 12.00 – Selesai

Tempat : Lapangan Gotong Royong Masbagik

Sehubungan dengan itu, kami ingin mengundang Bapak/Ibu/Sdr/i untuk mengikuti berbagai perlombaan yang diadakan, demi berjalannya dan suksesnya acara perayaan HUT RI tersebut.

Demikian surat pemberitahuan dan undangan ini kami sampaikan, atas perhatian dan kehadiran warga kami ucapkan banyak terimakasih.

Hormat kami,

Ketua RT 01/01,

Sabki

Kesimpulan

Nah setelah kamu mengetahui contoh surat pemberitahuan kegiatan tersebut, selanjutnya kamu tinggal menerapkannya sendiri, ya. Kamu bisa menggunakan beberapa contoh tersebut sebagai referensi untuk membuat surat pemberitahuan. Semoga artikel ini bermanfaat.

Baca Juga:
Contoh Surat Perjanjian Kontrak Kerja Sesuai Hukum
Contoh Surat Dinas Dengan Struktur yang Baik dan Benar
Contoh Surat Paklaring dan Fungsinya