Jika kamu ingin menyelenggarakan suatu acara, kamu biasanya akan diminta untuk membuat suatu dokumen berupa proposal kegiatan. Proposal ini dapat berfungsi sebagai dokumen acuan dalam menyelenggarakan acara tersebut.

Jika kamu penasaran bagaimana cara menyusun proposal yang baik, berikut ini ulasan tentang struktur dan sistematika proposal kegiatan.

Apa Itu Proposal Kegiatan?

Proposal Kegiatan adalah suatu dokumen yang berisi perencanaan kegiatan secara detail, dibuat sebagai rancangan sebelum menyelenggarakan suatu acara dan dapat digunakan dalam mendapatkan perizinan ataupun sponsor.

Karakteristik Proposal Kegiatan

Proposal kegiatan biasanya memuat daftar apa saja kebutuhan dari acara yang akan kamu selenggarakan. Struktur proposal kegiatan umumnya terdiri dari latar belakang, rencana anggaran biaya, dan rincian waktu pelaksanaan dari acara tersebut.

Dokumen ini nantinya bisa kamu gunakan sebagai acuan untuk menyelenggarakan suatu acara.

Selain itu, proposal kegiatan juga bisa kamu gunakan untuk mendapatkan dana acara dari pihak eksternal. Pihak eksternal dalam hal ini merupakan pihak ketiga yang memiliki kemampuan untuk mendanai acaramu.

Pihak ketiga tersebut akan mereview dokumen proposal kamu dan menganalisis value dari acara yang kamu selenggarakan. Jika pihak ketiga ini mendapatkan suatu nilai yang positif dari acara kamu, biasanya akan bersedia untuk berkontribusi.

Dalam hal ini, pihak ketiga tersebut akan berperan sebagai sponsor yang menanggung dana dari acara yang kamu selenggarakan.

Baca Juga: Mengenal Apa itu Sponsor

Struktur Proposal Kegiatan Terbaru

Jika kamu ingin membuat proposal kegiatan yang baik, maka kamu wajib memperhatikan bagaimana struktur proposal kegiatan yang benar. Berikut ini struktur penulisan proposal yang bisa kamu jadikan referensi:

1. Judul Nama Kegiatan

Sistematika proposal kegiatan selalu diawali dengan judul kegiatan. Jika kamu ingin menyelenggarakan suatu acara, pastikan nama acara tersebut menarik. Pilih kata-kata yang singkat, padat, dan jelas. Kamu juga bisa menggunakan singkatan atau akronim yang menarik untuk membuat nama acara kamu lebih atraktif.

Judul nama kegiatan yang menarik akan membuat proposal kamu lebih diperhatikan oleh pihak sponsor, sehingga meningkatkan kemungkinan untuk mendanai acara kamu.

2. Pendahuluan

Pendahuluan merupakan bagian dari proposal kegiatan yang menjelaskan tentang latar belakang dan tujuan kegiatan yang akan kamu selenggarakan. Latar belakang merupakan alasan yang membuat kamu menyelenggarakan acara tersebut, dan cerita dibalik terbentuknya acara juga bisa kamu jelaskan di sini.

Kamu juga dapat memaparkan tujuan kamu menyelenggarakan acara tersebut di bagian pendahuluan ini.

Latar belakang dan tujuan yang menarik serta memiliki dampak baik, akan meningkatkan kemungkinan sponsor memberikan perhatian lebih dan mendanai acara yang kamu selenggarakan.

3. Susunan Acara dan Rundown

Karena kamu membuat sebuah proposal kegiatan, maka kamu juga harus menjelaskan susunan acara (rundown) dalam struktur proposal kegiatan. Kamu bisa menjelaskan acara apa saja yang akan dilaksanakan dan pembagian waktu acara tersebut secara berurutan.

Susunan acara ini memiliki peran yang penting, karena akan kamu jadikan sebagai acuan dalam pelaksanaan acara sebenarnya nanti. Hal yang perlu kamu perhatikan yaitu pastikan bahwa susunan acara yang telah kamu buat dapat kamu jalankan dengan tepat waktu.

4. Kepanitiaan Acara

Sponsor yang akan mendanai acara kamu, mereka juga perlu melihat susunan kepanitiaan dalam acara kamu. Hal ini untuk mengetahui siapa saja yang bertanggung jawab dalam tugas-tugas tertentu. Kamu bisa membuat susunan kepanitiaan acara yang terdiri dari penanggung jawab, ketua, sekretaris, bendahara, dan divisi kegiatan.

5. Rencana Anggaran Biaya

RAB atau Rencana Anggaran Biaya merupakan salah satu komponen penting dalam struktur proposal kegiatan. Karena RAB merupakan bagian yang menjelaskan secara detail tentang kebutuhan yang kamu perlukan untuk menyelenggarakan acara tersebut.

Rencana Anggaran Biaya yang baik yaitu RAB yang dibuat sedetail mungkin. Demi mendapatkan hasil RAB yang baik, kamu bisa mendiskusikannya dengan para tim dari divisi kegiatan dan menanyakan apa saja kebutuhan mereka dan berapa biaya yang mereka butuhkan.

Selain harus kamu buat sejelas mungkin, RAB juga harus masuk akal. Jangan melebih-lebihkan jumlah anggaran yang kamu butuhkan! Buatlah RAB sesuai dengan harga yang berlaku saat itu, agar pihak sponsor percaya dan mendukung acara kamu.

6. Penutup

Sistematika proposal kegiatan juga selalu diakhiri dengan penutup. Setelah kamu memasukkan semua struktur proposal kegiatan di atas, maka tahap terakhir yaitu membuat penutupan. Bagian ini biasanya berisi surat perjanjian antara kamu sebagai penyelenggara acara dengan pihak ketiga yang mendanai acara kamu.

Baca Juga: Contoh Surat Perjanjian Kontrak Kerja Sesuai Hukum

Tujuan Dibuatnya Proposal Kegiatan

Pembuatan sebuah proposal kegiatan memiliki beberapa tujuan. Berikut ini beberapa tujuan dari pembuatan proposal kegiatan:

1. Sebagai Dokumen Acuan Pelaksanaan Kegiatan

Tujuan pembuatan proposal kegiatan yang pertama yaitu sebagai dokumen acuan dalam penyelenggaraan suatu acara atau kegiatan. Sesuai yang kamu ketahui, bahwa proposal kegiatan merupakan dokumen perencanaan suatu kegiatan.

Dokumen ini memuat sejumlah panduan yang kamu butuhkan untuk membuat suatu kegiatan, seperti susunan acara, susunan kepanitiaan, dan rencana anggaran biaya dari suatu kegiatan.

2. Mendapatkan Pendanaan dari Sponsor

Selain sebagai acuan, suatu proposal juga bisa kamu pakai untuk mendapatkan pendanaan dari pihak ketiga atau sponsor. Oleh karena itu, sangat penting untuk membuat proposal yang menarik, agar para sponsor juga mau mendanai acara kamu.

Para sponsor biasanya melihat value dari acara yang akan kamu selenggarakan melalui proposal tersebut. Jika proposal yang kamu buat sesuai dengan kebutuhan sponsor, maka besar kemungkinan acaramu akan mendapatkan dana dari sponsor tersebut.

Namun, kamu juga perlu mengetahui bahwa setiap pendanaan dari sponsor juga harus kamu dokumentasikan dalam surat perjanjian. Oleh karena itu, kamu juga harus menyiapkan surat perjanjian tersebut dan mencantumkannya di proposal kamu.

3. Sebagai Dasar Penyusunan Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan

Setelah acara kamu selesai, biasanya hasil penyelenggaraan acara tersebut akan disusun dalam sebuah laporan pertanggung jawaban. Laporan ini memuat realisasi dari acara kamu.

Pada saat kamu menyusun laporan ini, kamu juga harus mengikuti format dari proposal kegiatan yang kamu buat. Oleh karena itu, penyusunan suatu proposal juga bertujuan sebagai dasar penyusunan laporan pertanggung jawaban.

Baca Juga: Cara Membuat Proposal Usaha dan Contohnya

Contoh Proposal Kegiatan

Berikut ini contoh proposal kegiatan dari suatu acara perlombaan peringatan hari besar Islam dan kelas terbaik yang diselenggarakan di sebuah sekolah menengah atas.

Download Contoh Proposal Kegiatan

Sudah Tahu Bagaimana Contoh Proposal Kegiatan yang Baik?

Contoh proposal kegiatan seperti di atas bisa kamu sesuaikan dengan kebutuhan dan jenis acara yang akan kamu selenggarakan. Kamu bisa mengikuti struktur proposal kegiatan yang sudah disebutkan sebelumnya. Struktur tersebut merupakan bagan-bagan yang umum dan hampir selalu ada di setiap format proposal.

Usahakan kamu juga menyampaikan informasi dalam sistematika proposal kegiatan secara jelas dan lengkap. Karena setiap informasi yang kamu tulis di dalam sebuah proposal akan menjadi pertimbangan bagi pihak yang kamu tuju.