Membuat laporan memang sudah menjadi sebuah keharusan bagi perusahaan besar atau pelaku usaha. Kamu yang baru menjalankan usaha dagang juga wajib untuk membuat laporan penjualan agar bisa memantau banyaknya barang yang sudah terjual.
Adanya laporan juga bisa mengetahui transparansi keuangan perusahaan atau usaha yang kamu jalankan. Kamu bisa menggunakan hal ini untuk membuat kebijakan atau menyusun strategi sehingga dapat meningkatkan penjualan.
Supaya bisa mengetahui perkembangan usaha, maka pastikan untuk membuat laporan secara berkala. Kamu sudah tahu belum fungsi dan cara membuatnya? Untuk kamu yang belum mengetahuinya, bisa ikuti ulasan ini hingga selesai.
Fungsi Laporan
Sebelum mengetahui cara membuatnya, kamu perlu memahami fungsi laporan penjualan atau sales report terlebih dahulu seperti penjelasan di bawah ini.
1. Mengoptimalkan Penjualan
Kamu bisa mengoptimalkan penjualan perusahaan dengan melihat hasil pembukuan. Meskipun sudah memiliki banyak saluran penjualan, namun tidak semuanya prospek. Dengan demikian, kamu bisa memutuskan saluran yang dirasa kurang optimal tersebut dan memaksimalkan saluran dengan prospek yang bagus.
Apabila kamu mampu mengetahui saluran yang layak untuk menjadi prioritas, tentu kegiatan penjualan akan menjadi lebih efektif dan efisien.
2. Mengenali Pelanggan dengan Baik
Salah satu strategi marketing yaitu mampu mengenali pelanggan dengan baik terlebih dahulu. Kamu bisa melakukannya dengan melihat pembukuan atas penjualan produk, sehingga mampu mengenali perilaku konsumen dalam membeli produk.
Perusahaan bisa memanfaatkan hal ini sebagai sarana untuk mengidentifikasi apa saja yang dibutuhkan konsumen. Selain itu, perusahaan bisa menemukan solusi yang tepat sehingga bisa menyasar target dengan akurat. Nah, jika produk sudah sesuai dengan ceruk pasar, penjualan pun akan semakin meningkat.
Baca Juga: Apa yang Dimaksud dengan Market Research
3. Mengambil Keputusan Bisnis
Laporan penjualan memiliki fungsi untuk mengambil keputusan dalam dunia bisnis. Proses mengambil keputusan ini bukan hanya keberanian dalam mengambil peluang, namun juga terkait pengambilan keputusan untuk menghindari risiko kerugian.
Misalkan sebuah perusahaan memproduksi beberapa jenis produk, namun ada salah satu produk yang kurang bisa menarik perhatian masyarakat. Nah, apabila dari hasil pembukuan produk tersebut tidak mengalami perubahan, maka bisa mengambil keputusan untuk menghentikan produksi atas produk tersebut.
Selain itu, perusahaan akan menggunakan catatan hasil penjualan untuk menyusun laporan arus kas, laba rugi, neraca, dll.
Baca Juga:
Risiko Usaha adalah: Jenis, Contoh, dan Solusinya
Memahami Manajemen Risiko, Tujuan dan Manfaatnya dalam Bisnis
4. Mengetahui Kondisi Keuangan
Agar usaha bisa lancar dan berkembang dengan pesat, tentu harus memiliki kondisi keuangan yang sehat. Kamu bisa mengetahui kondisi tersebut dengan memeriksa pembukuan hasil penjualan. Jika penjualan lumayan stabil atau justru mengalami kenaikan sedikit demi sedikit, maka kondisi keuangan perusahan cukup aman.
Sebaliknya, jika laporan tersebut menunjukkan kemerosotan, hal ini wajib kamu waspadai. Kamu perlu melakukan evaluasi supaya bisa mendongkrak penjualan, sehingga bisa terhindari dari risiko rugi. Supaya bisa tanggap dengan perubahan penjualan, selalu periksa laporan secara rutin.
5. Meningkatkan Motivasi Tenaga Penjual
Perusahaan tentu sudah memiliki tenaga kerja khusus untuk melakukan kegiatan penjualan. Laporan penjualan bisa digunakan untuk menyemangati para tenaga kerja tersebut agar melakukan tugasnya dengan baik dan maksimal.
Kamu bisa menunjukan laporan harian, sehingga bisa mengetahui hasil kinerja masing-masing. Jika tenaga kerja mengetahui performa penjualannya meningkat, mereka tentu akan lebih giat dan semangat. Sedangkan jika laporan menunjukkan penurunan, mereka pun akan berusaha meningkatkan kinerjanya.
Apabila tenaga kerja dan perusahaan saling bersinergi, proses mencapai target pun akan menjadi lebih mudah dan efektif.
6. Kredibilitas Usaha
Menyusun laporan penjualan bukan sekadar kewajiban perusahaan besar, kamu yang baru menekuni usaha dagang juga wajib membuatnya. Apabila di kemudian hari usaha yang kamu lakukan terus mengalami perkembangan dan semakin besar, maka kamu pun tidak pusing mencari cara menyusun pembukuan.
Mencatat pembukuan yang baik dan berkala akan membuat usaha menjadi lebih kredibel. Investor bisa melihat kondisi keuangan secara transparan, sehingga mereka pun akan mempertimbangkan kerjasama.
7. Bentuk Tanggung Jawab
Mengingat perusahaan memiliki banyak bagian seperti jajaran direksi, investor, dll, maka segala sesuatu harus bisa dipertanggungjawabkan. Misalnya saat menyusun catatan penjualan akan mencantumkan bukti transaksi, nota, faktur atau kwitansi.
Dengan demikian, jika ada kejanggalan pada laporan dan bukti-bukti, akan lebih mudah untuk meminta pertanggungjawaban.
Baca Juga: Apa Itu Faktur, Fungsi, Jenis, dan Contoh yang Harus Kamu Ketahui
8. Evaluasi Usaha
Perusahaan atau pelaku usaha perlu melakukan evaluasi secara berkala agar mengetahui perkembangan bisnis. Kegiatan evaluasi ini dapat mengetahui apakah usaha mengalami untung atau sebaliknya.
Apabila hasil evaluasi menunjukan hasil yang bagus, perusahaan tetap perlu mengatur strategi agar trend masyarakat tidak turun. Namun, jika hasil evaluasi menunjukkan beberapa masalah, maka perlu mencari solusi yang tepat agar segera terpecahkan.
Untuk melakukan kegiatan evaluasi ini, tentu saja harus menggunakan laporan penjualan. Pelaku usaha akan kesulitan melakukan evaluasi jika tidak membuat catatan penjualan.
Tips Menyusun Laporan Jualan
Untuk mulai menyusun sales report, silakan simak langkah-langkah berikut ini:
1. Menentukan Tujuan Laporan
Langkah pertama yang kamu perlu lakukan yaitu menentukan tujuan dari membuat pembukuan tersebut. Kamu bisa membuat sales report mulai dari report harian, mingguan, dan juga bulanan. Saat akan membuat report, kamu juga wajib tahu siapa yang akan menerimanya.
Nah, dengan memperhatikan beberapa hal tersebut, kamu jadi lebih mudah membuat report sesuai dengan kebutuhan. Selain bisa untuk melihat untung rugi perusahaan, report tersebut juga dapat menjadi pijakan perusahaan dalam membuat kebijakan di masa depan.
2. Mencatat Semua Bukti Transaksi
Sebelum membuat laporan penjualan, kamu perlu mengumpulkan semua bukti transaksi, nota, faktur, dan sejenisnya. Selanjutnya, catat semua bukti tersebut agar bisa mendapatkan keterangan yang jelas dan sesuai. Pastikan pula kamu mencatat sesuai dengan urutan tanggal agar lebih rapi dan mudah membacanya.
3. Mulai Membuat Laporan
Apabila kamu sudah menyelesaikan langkah pertama dan kedua, maka bisa segera menyusun pembukuan tersebut. Untuk menyusunnya, kamu juga butuh laporan laba rugi, arus kas, dan juga neraca keuangan.
Jika semua yang kamu perlukan sudah lengkap, maka tinggal memasukkan data-data tadi sesuai dengan kolom debit atau kredit.
Baca Juga:
Mengenal Laporan Arus Kas, Fungsi, Metode dan Contohnya
Apa itu Laporan Laba Rugi, Elemen, Cara Membuat dan Contohnya
Contoh Laporan Penjualan
Silakan simak beberapa contoh sales report berikut supaya kamu mendapatkan gambaran yang lebih nyata.
1. Contoh Laporan Penjualan Sederhana
Jenis sales report di atas cocok untuk kamu yang masih pemula karena tidak terlalu sulit untuk membuatnya.
2. Laporan Per Produk
Apabila kamu menjual lebih dari satu barang, bisa membuat report per barang seperti contoh di atas. Hal ini akan membuat proses pencatatan jadi lebih mudah dan rapi.
3. Contoh Laporan Per Pelanggan
Kamu juga bisa membuat sales report berdasarkan masing-masing pelanggan. Cara ini juga memudahkan kamu untuk mengetahui pelanggan mana yang memiliki prospek penjualan paling tinggi.
Kesimpulan
Nah, itulah pembahasan lengkap mengenai sales report atau laporan hasil penjualan lengkap beserta manfaat dan cara membuatnya. Kamu pun tidak perlu lagi membayangkan seperti apa bentuk report tersebut karena bisa melihat contoh yang diberikan.
