Apa itu SOP dan Dampaknya terhadap Keberhasilan Bisnis

SOP merupakan sebuah aturan tertulis yang menjadi acuan kerja dari seluruh pegawai dalam sebuah perusahaan. Sebagai seorang pengusaha, ada baiknya kamu memperbaiki dokumen ini karena fungsi SOP akan menunjang efektivitas dari kinerja perusahaan.

Pengertian SOP adalah

Mengenal Apa itu SOP

Jika kamu bertanya mengenai apa itu SOP, maka jawaban yang kamu cari akan mengarah pada sebuah pedoman tertulis yang mencakup seluruh aturan perusahaan.

Tidak hanya mencakup aturan saja, SOP atau Standard Operational Procedure adalah dokumen yang mencakup tugas dan tanggung jawab dari setiap divisi atau unit kegiatan perusahaan.

Pada prinsip kerjanya, Standard Operational Procedure (SOP) adalah seperangkat instruksi tertulis yang menggambarkan proses kerja langkah demi langkah secara detail yang bertujuan untuk membantu pekerja mengambil dan melakukan aktivitas rutin dengan benar walaupun tanpa pemantauan.

Sebagai sebuah aturan dan pedoman kerja, dokumen ini harus kamu ikuti dengan benar sesuai dengan apa yang tertulis. Gunanya untuk menjamin kegiatan perusahaan berjalan sesuai dengan standar bisnis serta terus konsisten dalam menjaga kualitas produk.

Dalam prosedur operasi standar ini juga menyediakan berbagai kebijakan, proses, hingga standar yang kamu perlukan agar perusahaan dapat mencapai tujuan.

Dengan adanya aturan yang jelas, perusahaan dapat mengurangi risiko, meningkatkan efisiensi, bahkan menciptakan lingkungan kerja yang nyaman dan terstandarisasi pusat.

Baca Juga:
Memahami Manajemen Risiko, Tujuan dan Manfaatnya dalam Bisnis
Mengapa Perlu Efisiensi Kerja untuk Meningkatkan Pendapatan

Elemen Penting dalam SOP

Setiap perusahaan memiliki hak masing-masing dalam menentukan dan membuat standarnya sendiri. Namun walaupun berbeda-beda, dalam pembuatannya harus mencakup beberapa elemen tertentu. Adapun elemen yang harus ada diantaranya:

1. Ruang Lingkup

Sebagai pedoman yang mengatur standar kerja, dokumen perusahaan ini harus memiliki cakupan yang jelas. Oleh karena itu, ruang lingkup harus tertuang dalam pembuatan standar operasional ini.

2. Tanggung Jawab dan Tugas

Elemen berikutnya merupakan aturan yang menjelaskan tanggung jawab dan tugas dari masing-masing individu maupun divisi kerja. Hal ini mencakup seluruh kegiatan yang terkait dengan jabatan yang kamu miliki.

Baca Juga: Memahami Struktur Organisasi Perusahaan, Fungsi dan Contohnya

3. Ketentuan dan Prosedur

Selanjutnya yakni elemen yang menjelaskan mengenai ketentuan selama kegiatan, serta prosedur apa yang harus kamu terapkan. Hal ini mencakup langkah-langkah dalam menjalankan tugas dan tanggung jawab.

4. Penjelasan Istilah dan Referensi

Kedua elemen ini saling berhubungan, karena seluruh penjelasan istilah dalam dokumen SOP harus memiliki sumber yang jelas. Hal ini juga berfungsi untuk menyamakan persepsi antar individu maupun divisi.

5. Lampiran

Elemen terakhir yaitu beberapa bagian penting yang terpisah dari bagan dokumen utama. Hal ini berhubungan dengan perincian yang terlalu panjang untuk masuk dalam dokumen utama.

Fungsi SOP dalam Sebuah Perusahaan

Sebagai sebuah pedoman yang memiliki peranan penting, pastinya aturan tertulis ini memiliki fungsi yang cukup berpengaruh dalam sebuah perusahaan. Seperti beberapa fungsi SOP berikut ini:

1. Dapat Mengurangi Risiko Kesalahan

Fungsi utama dari pembuatan dokumen pedoman kerja ini adalah untuk mengurangi risiko kesalahan dalam proses kegiatan usaha. Upaya yang perusahaan berikan adalah dengan memberikan peraturan tertulis dan terperinci dari setiap unit kerja maupun proses kerja yang berlangsung.

2. Dokumen yang Menjadi Prinsip Dasar Kegiatan Operasional

Dengan memiliki atau membuat standar yang jelas, sebuah lingkungan kerja akan berlangsung kondusif serta bertanggung jawab. Hal ini bisa terjadi karena aturan ini juga merupakan hal utama yang harus menjadi panduan dalam melakukan kegiatan operasional.

3. Menjadi Salah Satu Dasar Hukum Perusahaan

Jika kamu bekerja pada sebuah perusahaan, pastinya kamu harus mematuhi segala peraturan yang ada. Oleh sebab itu, dalam perusahaan pasti memiliki SOP sebagai salah satu dokumen yang menjadi dasar hukum antara pegawai dan juga perusahaan.

4. Menjaga Kredibilitas Perusahaan

Fungsi SOP berikutnya untuk menjaga kredibilitas sebuah perusahaan dengan cara menetapkan standar kerja bagi seluruh divisi yang ada. Dengan adanya peraturan yang jelas, perusahaan dapat menciptakan lingkungan yang bertanggung jawab dan konsisten dalam menjalankan tugas-tugasnya.

5. Sebagai Sarana Komunikasi

Salah satu kunci keberhasilan sebuah perusahaan adalah jalannya sistem komunikasi antar individu maupun unit kerja. Untuk menjaga komunikasi, sebuah standarisasi dapat sangat berpengaruh. Hal ini terjadi karena SOP menjadi sarana komunikasi antar individu maupun unit kerja.

6. Menanggulangi Kecurangan yang Mungkin Terjadi

Dengan membuat aturan dan juga standar operasional, sebuah perusahaan dapat menanggulangi kecurangan yang mungkin terjadi. Hal ini pastinya akan menjaga ekosistem kerja yang aman dan kondusif.

Baca Juga: Ekosistem Kerja : Pengertian, Budaya, dan Strategi

7. Memastikan Keselamatan Kerja Lebih Terjamin

Setiap perusahaan pastinya harus mengutamakan keselamatan dari setiap pegawainya. Tak heran jika standar operasional menjadi aspek penting dalam sebuah perusahaan. Dengan mengikuti segala kegiatan sesuai SOP, pastinya akan lebih menjamin keselamatan pekerja.

Jenis SOP

Setiap perusahaan pastinya memiliki SOP yang berbeda. Namun dalam konteksnya, SOP terbagi dalam beberapa jenis berikut ini:

1. Step by Step (Selangkah demi selangkah)

Sesuai dengan namanya, aturan ini mengurai setiap kegiatan operasional secara rinci dan langkah demi langkah secara linier. Kamu akan menemukan dokumen sejenis karena memang lebih mudah untuk dipahami. Adapun format pembuatannya bisa berupa:

  • Flowchart
  • Gambar
  • Video
  • Gambar dan video
  • Garis besar proses berurutan
  • Daftar periksa terpandu

2. Hirarki

Pada jenis ini biasanya dapat mengisi celah yang ada pada jenis sebelumnya karena prosesnya pembuatannya merupakan kombinasi dari proses yang lebih besar dan potongan langkah demi langkah. Contoh SOP jenis ini seperti pedoman pemeriksaan pemeliharaan fasilitas, mesin, maupun proses penerimaan pegawai.

3. Hibrida

Jenis ketiga yaitu hibrida. Prosedur operasi ini merupakan kumpulan prosedur operasi standar dalam satu proses utama yang harus mencakup serangkaian acara. Dokumen ini menggabungkan metode linier dengan berbagai media, daftar periksa, dan SOP lain yang lebih kecil.

Prinsip Pembuatan SOP

Dalam pembuatannya, ada beberapa prinsip yang harus kamu perhatikan. Prinsip pembuatan dokumen ini antara lain:

1. Jelas dan Terperinci

Dokumen yang kamu buat harus jelas dan terperinci. Hal ini untuk menghindari kesalahpahaman yang mungkin terjadi suatu hari nanti. Dengan kata lain, aturan yang kamu buat harus menghindari kosa kata ambigu agar pekerja mudah memahaminya.

2. Efektif, Efisien dan Tidak Memberatkan

Aturan yang terangkum dalam dokumen ini harus bersifat efektif, efisien, dan tidak memberatkan pekerja. Maksud dari prinsip ini adalah membuat aturan sesuai job desc atau cakupan kerja dari masing-masing divisi.

3. Memiliki Dasar Hukum yang Jelas

Sebagai sebuah dasar hukum, aturan yang kamu buat harus jelas dan relevan dengan peraturan yang ada. Dokumen ini juga harus mencakup hak maupun kewajiban dari pekerja ke perusahaan maupun sebaliknya.

4. Bersifat Fleksibel dan Dinamis

Peraturan yang kamu buat harus fleksibel. Tujuannya untuk ruang tumbuh pegawai dan perusahaan. Selain itu, dokumen ini juga harus memiliki sifat dinamis untuk mempermudah penyusunan dan evaluasi bisnis.

Contoh SOP

Berikut beberapa contoh SOP yang bisa kamu jadikan referensi:

Contoh SOP Disnaker Malang Kota

Disnaker Malang Kota

Contoh SOP Kementrian Kelautan

Kementrian Kelautan

Kesimpulan

Mengingat fungsi SOP menjadi aspek yang penting dalam sebuah perusahaan, ada baiknya kamu mulai membuat atau memperbaiki SOP yang berlaku saat ini. Dengan begitu, peluang pertumbuhan bisnis akan semakin besar.

Penulis:

News
Butuh informasi mengenai layanan atau event kami?
150210
Senin–Jumat, 09:00–18:00
Berita Terkait

News

Bagi yang ingin mulai berinvestasi, sekuritas merupakan sebuah elemen penting agar kegiatan penanaman modal yang […]

News

Membuat laporan memang sudah menjadi sebuah keharusan bagi perusahaan besar atau pelaku usaha. Kamu yang […]

News

Dalam setiap aktivitas jual beli, uang kartal menjadi alat transaksi pembayaran yang sangat mudah penggunaannya […]

News

Akuntabilitas merupakan sebuah pertanggungjawaban organisasi atas tindakan, produk, keputusan, dan kebijakan pada administrasinya. Arti akuntabilitas […]

News

Jika kamu sedang mengembangkan sebuah bisnis, omset menjadi hal yang perlu kamu perhitungkan secara detail […]

News

Bagi kamu yang menjadi pebisnis dan ingin mengembangkan perusahaannya di masa depan, ekspansi bisnis merupakan […]