Informasi terkait barang dan harga akan kamu perlukan, terutama bagi penjual dan pembeli. Kedua belah pihak harus punya informasi yang berisi hal-hal terkait transaksi yang mereka lakukan secara bersama. Informasi tersebut tertera di atas kertas bernama faktur. Tahukah kamu apa itu faktur?
Daftar Isi
Apa Itu Faktur
Menurut Otoritas Jasa Keuangan (OJK), faktur adalah pernyataan tertulis yang berasal dari penjual tentang barang yang dijual, berapa jumlahnya, kualitas, dan harga. Kemudian, nantinya akan jadi pegangan untuk pembeli dalam memeriksa ulang pembelian.
Karakteristik Faktur
Di dalam Bahasa Inggris, faktur disebut sebagai invoice. Penjual akan membuat dua invoice dalam satu waktu sebab keduanya akan menjadi bukti untuk setiap transaksi. Satu invoice akan penjual pegang, sedang yang lain akan penjual berikan kepada pembeli sebagai pegangan pembelian.
Faktur yang penjual pegang bernama faktur penjualan. Sedangkan faktur yang pembeli pegang bernama faktur pembelian. Bukti pembayaran satu ini tidak memiliki bentuk kaku alias semua perusahaan dan toko memiliki bentuk yang berbeda.
Selain informasi terkait barang dan harga, kamu akan menemukan cara pembayaran dan status pembayaran yang pembeli lakukan. Apabila pembayaran dilakukan secara kredit, maka setiap termin harus penjual buat di dalam invoice hingga pembayaran tersebut lunas.
Kegunaan Faktur
Adapun kegunaan dari invoice ada empat, berikut adalah penjelasannya:
1. Sebagai Bukti Fisik Pembelian
Invoice memiliki kegunaan sebagai bukti fisik untuk pembelian. Ia akan menjadi pegangan bagi pembeli untuk mengetahui barang atau jasa apa saja yang ia pesan. Pembeli bisa memeriksa setiap detail pembelian dengan cara melihat faktur. Apa saja barangnya, dan berapa harga yang harus ia bayar.
2. Sebagai Informasi Tagihan
Kegunaan invoice yang kedua yaitu sebagai sumber informasi tagihan. Beberapa pembeli bisa membayar dengan cara kredit, namun tidak semua tahu berapa jumlah yang harus ia bayar. Oleh karena itu, penjual bisa memanfaatkan faktur sebagai detail informasi yang berisi tagihan kepada para pembeli.
Berikan informasi tentang tanggal, jumlah yang harus pembeli bayar, dan berikan invoice kepadanya. Karena ada bukti tagihan yang nyata, maka pembeli harus membayar sesuai jumlah yang tertera.
3. Sebagai Fungsi Pencatatan Akuntansi
Setiap perusahaan, terutama yang menjual barang dan jasa harus memiliki pencatatan akuntansi. Catatan tersebut hanya bisa lengkap apabila ada nominal serta bukti. Sedangkan tidak semua pembelian mencantumkan kwitansi, oleh karena itu invoice akan akuntan butuhkan untuk bukti catatan keuangan.
Baca Juga:
Akuntansi adalah: Pengertian dan Manfaatnya untuk Bisnis
Kwitansi: Pengertian, Jenis, Cara Membuat, Contoh
Pengertian Laporan Keuangan, Contoh, Dan Fungsinya Untuk Bisnis
4. Sebagai Pemegang Kendali
Beberapa orang, terutama dari perusahaan akan menggunakan uang dari bagian keuangan untuk membeli sesuatu. Namun, apabila tidak ada bukti pembelian, maka dana dari bagian keuangan tidak akan cair. Oleh sebab itu, invoice menjadi bukti yang paling dipercaya dan harus ada sehingga dana pembelian bisa cair nantinya.
Jenis-jenis Faktur
Invoice memiliki berbagai kegunaan yang bermacam-macam. Baik untuk penjual maupun untuk pembeli. Invoice juga memiliki beberapa jenis yang berbeda, seperti berikut ini:
1. Faktur Umum atau Biasa
Jenis yang pertama bernama faktur umum atau biasa. Kamu pasti sering melihat jenis ini, sebab bentuknya paling sederhana daripada yang lain. Invoice umum biasa penjual gunakan untuk transaksi sehari-hari.
2. Faktur Proforma
Faktur proforma berguna sebagai invoice sementara yang penjual berikan kepada pembeli. Umumnya, dokumen ini akan penjual gunakan saat harus menyerahkan barang secara bertahap. Namun, invoice akhir akan tetap penjual berikan kepada pembeli apabila seluruh barang telah diserahkan.
Ketika menggunakan invoice ini, pembeli juga bisa memeriksa apakah seluruh barang telah ia terima atau belum. Sebagai tambahan, pembeli juga memeriksa berapa jumlah uang yang harus ia bayarkan kepada penjual setelah menerima semua pembelian.
3. Faktur Konsoler
Jenis invoice yang terakhir yaitu konsoler. Dokumen ini berguna untuk melakukan transaksi ekspor dan impor. Biasanya ada detail informasi yang berisi bea dan pajak di dalamnya. Apabila kamu membeli atau mengekspor barang luar, maka kamu akan mendapatkan invoice jenis ini.
Tanpa invoice konsoler, kamu akan kesulitan untuk mendapatkan barang. Oleh karena itu, pastikan invoice telah kamu dapatkan sehingga barang akan mudah kamu kirim atau kamu terima.
Komponen Faktur
Setelah mengetahui apa saja jenis-jenis invoice, kamu juga pasti sudah tahu kegunaan dari setiap jenis tersebut. Selanjutnya, kamu akan mempelajari komponen invoice berikut ini:
1. Nomor Faktur
Komponen yang pertama yaitu nomor. Setiap invoice akan menjadi bukti yang juga jadi inventaris tiap perusahaan. Membukukannya akan membutuhkan usaha apabila tidak ada nomor yang jelas.
Oleh karena itu, memberikan nomor di setiap invoice akan membantu dalam proses pencatatan inventaris. Komponen ini bisa kamu lihat di bagian atas invoice.
Baca Juga: Inventaris adalah: Pengertian dan Pengelolaannya pada sebuah bisnis
2. Identitas Penjual dan Pembeli
Seperti yang telah tertera sebelumnya, invoice menjadi bukti konkrit transaksi antara penjual dan pembeli. Oleh sebab itu, identitas dari kedua belah pihak harus tertulis di atas faktur. Adapun identitas dari penjual yang harus ada, antara lain nama perusahaan, logo, alamat lengkap, serta nomor telepon aktif.
Sedangkan identitas pembeli yang harus tertera meliputi nama, nomor telepon aktif, serta alamat apabila ada barang yang harus penjual kirim.
3. Detail Pesanan
Setiap pembelian harus menunjukkan bukti apabila barang telah sesuai dengan apa yang pembeli pesan. Kamu bisa memeriksa barang dengan cara memiliki invoice dengan detail pesanan yang kamu beli. Detail tersebut harus meliputi nama barang, tipe barang, jumlah barang, dan harga yang harus kamu bayar.
4. Nominal Pembayaran
Komponen keempat yaitu informasi terkait nominal pembayaran. Pastikan harga tersebut sudah termasuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN) yang berlaku. Nominal ini akan menjadi pegangan bagi pembeli untuk membayar jumlah sesuai barang yang mereka beli.
Baca Juga: Mengenal apa itu Pajak pertambahan nilai
5. Tanggal dan Tanda Tangan
Tanggal dan tanda tangan merupakan komponen penting yang menjadi tanda kapan transaksi berlangsung serta pihak siapa saja yang bertanggungjawab. Tanpa keduanya,maka invoice bisa dianggap tidak sah dan transaksi bisa jadi batal.
Contoh Faktur
Adapun contoh faktur yang bisa kamu jadikan referensi adalah seperti berikut ini:
1. Umum atau Biasa
Contoh di atas merupakan contoh invoice umum atau biasa yang berisi informasi lengkap serta pembayaran dari kedua belah pihak.
2. Proforma
Contoh yang kedua yakni faktur proforma. Kamu bisa melihat berbagai jenis barang yang penjual kirim. Ada bagian yang menerangkan bahwa invoice sudah benar dan jelas.
3. Konsoler
Contoh ketiga yakni faktur konsoler yang berguna untuk transaksi ekspor impor dan membutuhkan bea serta pajak.
Baca Juga:
Mengenal Apa Itu Ekspor Impor
Bea – Pengertian, Jenis dan Contohnya
Pajak adalah: Pengertian, Fungsi, dan Jenis-Jenisnya
Yuk, Buat Faktur yang Benar!
Setiap informasi yang tertera di dalam faktur akan memuat detail transaksi yang sedang berlangsung. Oleh karena itu, informasi yang tertera harus valid sehingga dokumen akan menjadi bukti sah. Jadi, jangan sampai salah membuat invoice ya!
